Riunioni più brevi? Bene ma non è sufficiente.
Alcune settimane fa un articolo de “Il Post” riferiva di una ricerca di Microsoft basata sui dati raccolti dalla piattaforma di videoconferenze MS Teams, tra il 2021 e il 2022.
Secondo quanto riportato nell’articolo “le riunioni sono complessivamente aumentate di numero, ma sono diventate via via più brevi e occasionali”
Inoltre, viene sottolineato come “la riunione da non oltre 15 minuti è la tipologia la cui frequenza è cresciuta di più in assoluto, fino a costituire il 60 per cento delle riunioni, a scapito di quelle da un’ora, che sono invece molto diminuite.”
Direi che questa è una eccellente notizia: tutti, credo, abbiamo infatti provato come, “dopo un po’” le riunioni comincino rapidamente a perdere efficacia ed interesse.
Nella nostra esperienza ciò è legato a tre fattori principali: il primo è la naturale, limitata capacità dell’essere umano di mantenere l’attenzione, il secondo il basso livello di “progettazione” delle riunioni ed in fine l’insufficiente grado di “moderazione” da parte del leader della riunione stessa.
Ridurre la durata delle riunioni è quindi un’ottima cosa, ma non è sufficiente se non si lavora al contenuto ed alle dinamiche delle riunioni stesse.
Ad esempio, progettando nel dettaglio la “sceneggiatura” delle riunioni (in particolare di quelle regolari che sono quasi il 40% del totale) ed insegnando ai leader come moderarle.
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